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值得等待的office 2007
[2006年10月26日]  点击数: 【字体: 】【双击滚屏
 
    即便在Office 12的测试版小范围发布之前,微软就已经预先展示了新版Office让人耳目一新的界面,它几乎抛弃了该套件大部分应用程序里面的下拉式菜单和工具栏。相反,出现在用户眼前的是微软声称的ribbon上面的一组标签。ribbon是一个1英寸高的工具栏,上面显示了与所选标签有关的各项功能。譬如说,点击Word里面的“编写”标签,ribbon就会显示字体和格式方面的选项以及原先在“编辑”菜单里面的用户所熟悉的剪切、粘贴和查找/更换等功能。
    新的文件格式
    不过隐藏在新界面背后的却是最终会证明比全新界面还要重要的一种变化:微软用新的基于XML的压缩文件格式取代了其目前专有的默认文件格式,在传统的文件名扩展名后面添加了字母x(即.docx取代.doc、.xlsx取代.xls,等等)。
    这种新的Office Open XML格式从几个方面对原有格式进行了改进。首先,新格式更加紧凑:在试用时,我们把一个没有修改的Word 2003文件保存为.docx文件后,文件大小不到原来的一半。又因为Office XML格式基于XML和Zip两种格式,随着开发人员开始把微软的XML模式集成到软件当中,新的文件格式应当更容易被其他应用程序所使用,甚至是其他操作系统的应用程序。微软已经发布了XML模式的草案版本,并且已把Office XML作为一项免费使用的开放标准提交Ecma国际标准组织审批。
    Office 12还可以读写Office 2000到2003的默认格式,而且更重要的是,历史上头一遭允许用户把文件保存为只读类型的PDF格式。反过来,微软声称它会提供可免费下载的扩展件,让Office 2000到2003的用户可以创建、打开、编辑及保存Office XML文件。如果传统版本的用户试图打开Office XML文件,他们就会被引到下载站点。
    压缩子文件
    因为每个Office XML文件实际上是由一个子文件组成的压缩包(文本在一个子文件里面、样式属性在另一个子文件里面,审阅者批注在第三个子文件里面,不一而足),只要把Office XML扩展名改成.zip、使用任何解压缩实用程序打开文件以及删除或者替换子文件,就很容易改变这些属性。譬如说,用不着改动文本,就可以迅速换入新样式的子文件(由编程人员创建,或者只需要从另一个Office XML文档拷贝过来)。
    最初的困惑
    用户在试用Word时,最初可能会被位置重新调整过的功能搞糊涂了:有些情况下,只好多点几下鼠标,才能找到以前通过工具栏就能使用的功能。幸好,微软保留了默认的键盘控制键,而其他新功能弥补了需要学用新界面这一不足。
    最主要的新增功能就是实时预览功能。只要让鼠标停留在ribbon里面的某种格式上(譬如新字体或者段落格式),在实际应用之前,文档会出现相应变化。Office套件为许多选项提供了这项节省时间的功能。一个缺点就是,ribbon确实要占用屏幕空间,ribbon的大小还不能调整,所以显示器屏幕越大,情况越好。
    Word的界面还有另一个重大变化:窗口底部显示文档页数和当前所在页的“状态”工具栏现在还显示当前字数以及可滑动的缩放条,缩放条用来调整浏览画面大小(默认为100%)。
    Word、Excel和PowerPoint新增的同样受欢迎的一个功能就是“文档查看器”(在“文件”→“完成”下面),它可以寻找用户可能不想让别人看见的隐藏文本、注释和文档所有者姓名等信息,并可以选择删除任何或者全部这些资料。
    Excel 12的改进之处包括:加强了对初学用户的帮助、增强了功能(工作表现在最多可以处理100万行、16000列)以及易于应用的单元格设计。
    出众的Excel
    Excel的条件格式功能可以根据单元格里面的内容,运用颜色和效果对电子表格进行美化。譬如说,用户可以创建类似温度计的颜色梯度,具体取决于一组单元格里面所含的数值。
    许多人尤其喜欢Excel 12的格式编写帮助:在旧版本当中,用户必须输入某个公式的具体名称。现在,在输入过程中,弹出式菜单会显示以输入字母开头的所有公式,而每个公式都有其自己的工具提示定义。在不断键入时,Excel会相应缩小选择范围。
    Excel的“表单标签”ribbon提供了效果图片库,用户最少只要用鼠标点两下就可以运用。与在Word里面的一样,p,可以看到所选效果在实际文档里面会怎样。
    “页面版式”视图终于让用户可以轻松查看每页工作表怎样打印以及分页符在哪里。用户给工作表添加了一行或者一列后,Excel就会把文档的样式元素应用到新添的行或列上,而使用当前版本的Excel,必须手动才能完成。
    小巧的PowerPoint
    Office XML为文件瘦身的魔法在PowerPoint 12当中来得尤为明显。如果采用新的.pptx格式,含有采用PowerPoint的默认文件格式需占用5MB图片的一张幻灯片可以缩小至仅为610KB(大约0.6MB)。
    PowerPoint 12使用ribbon提供了以往版本所没有的一种控制功能。譬如说,只要点击“设计”ribbon里面的“效果”,就可以把项目符号列表变成逻辑图,然后可使用同一ribbon上面的其他选项,运用三维或者光晕效果,迅速对逻辑图进行润饰。在以往版本的PowerPoint当中,这些选项隐藏在如同谜宫似的多个菜单里面。
    更新后的Outlook
    不过,Outlook的界面与Office 12的其他应用程序不一样。它没有ribbon,只有原来的下拉式菜单。不同之处在于,新添了可能有用的计划栏(To-Do Bar)。它类似Word或者Excel 2003里面的任务面板,出现在屏幕右方,可显示所有将要出现的任务以及将要召开的会议。
    微软声称,如果在企业网络上使用,计划栏会显示通过其他联网的Office系统应用程序如Access和OneNote指定的会议。用户可以调整面板大小,屏幕不会让人觉得一片凌乱。
    除非用户对某个完成任务作了标记,否则Outlook会把它留在计划栏上。为了留出时间来完成计划栏上的任务,只要把该任务拖到日历当中(默认情况下程序会安排30分钟的约会)。
    更方便的Access
    对使用Office的许多人来说,一个组件即微软功能强大的数据库程序:Access似乎总是给人以不容易入门的感觉,尤其是与对用户更为友好的FileMaker Pro相比,更是如此。不过Access 12增添了让这款软件更容易使用的特性。
    在ribbon里面显示的开始模板可以指导新用户逐步创建具有特殊用途的数据库,譬如跟踪一组数据,或者组织管理地址簿。新版本还简化了为数据库报表迅速重新编排格式。现在可以从报表视图编辑每个数据库字段,这是一大改进。而简化的查询工具也可以帮助用户获取所需数据,不必学习任何特殊术语。

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