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用Word“邮件合并”生成通知单
[2007年01月08日]  点击数: 【字体: 】【双击滚屏
 
在每学期放假之前,各班级班主任老师都要把学生的分数统计出来上报到教务处,然后寄发学生成绩通知单。各班主任老师在整理分数汇总到Excel之中时,如果一个一个复制粘贴,效率低还容易出错,其实完全不必如此,用Word的“邮件合并”功能就能快速完成这项工作。

  其中有这样几点需要特别小心,这时要注意观察是否出现成绩单跨页的情况,如果有就要仔细调整。如果新生成的文档很难调整的话,干脆放弃这个文档,回到第一步的主文档中,调整末尾处的空行数或文档的行距,然后再重新生成一个文档。

  一、创建通知单文档

  按常规方法在Word中创建成绩通知单文档,表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的行空着不填(图1);做好页面设置(如用A4纸),最后在文档末尾加上4~5个空行(空行数量视需要而定,后面有用)。   

  


  二、选取Excel数据文件

  在Word 2002中,单击“工具→信函与邮件→邮件合并向导”,在弹出的向导中选择“信函”,按“下一步”;选择“使用当前文档”,按“下一步”;选择“使用现有列表”,按“下一步”,即可看到“选取数据源”对话框。因为学生成绩都已经预先整理汇总到Excel工作表中了(图2),所以只要在此对话框中找到这个Excel数据文件并打开它,然后按照提示步骤操作即可。   

  

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