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运用“邮件合并”提高办公效率
[2006年10月27日]  点击数: 【字体: 】【双击滚屏
 
在日常的办公过程中,我们可能有很多数据表,同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据,难道我们只能一个一个地复制粘贴吗?能保证过程中不出错吗?

  其实,借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”,我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。这里我们特别组织了这个的专题,详细讲解“邮件合并”以及具体用法,同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手。

  一、什么是“邮件合并”

  什么是“邮件合并”呢?为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢?

  其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。

  显然,“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。

  Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”,这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤,详细介绍“邮件合并”功能的使用方法,学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。

  二、什么时候使用“邮件合并”

  我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务,从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档,它们通常都具备两个规律

  一是我们需要制作的数量比较大;
  二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容,比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等,这些都是固定不变的内容;而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。

  什么是含有标题行的数据记录表呢?通常是指这样的数据表:它由字段列和记录行构成,字段列规定该列存储的信息,每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表,其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录,存储着每个客户的相应信息。

  三、邮件合并的三个基本过程

  上面讨论了邮件合并的使用情况,现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程,就抓住了邮件合并的“纲”,以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。

  (一) 建立主文档

  “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容,比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档,是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并,另一方面是主文档的建立,为数据源的建立或选择提供了标准和思路。

  (二) 准备好数据源

  数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。

  在实际工作中,数据源通常是现成存在的,比如你要制作大量客户信封,多数情况下,客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格,其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下,你直接拿过来使用就可以了,而不必重新制作。也就是说,在准备自己建立之前要先考查一下,是否有现成的可用。

  如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立,根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以,实际工作时,常常使用Excel制作。

  (三) 把数据源合并到主文档中

  前面两件事情都做好之后,就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了,表格中的记录行数,决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行,使用非常轻松容易。

四、实例详细剖析

  明白了原理和使用过程之后,我们进入实际操作。这里我们提出三个实际任务:

  如何根据已有的Excel客户资料表快速批量书写信函?
  如何根据已有的Excel客户资料表快速批量制作信封?
  如何根据已有的Access工资数据表快速批量制作工资条?

  关于这三个例子我们都提供了主文档和数据源案例文件,利用案例操作将更容易理解和掌握邮件合并功能,具体开始之前请先下载案例文件[包括:信函(主文档).doc、信函和信封(数据源).xls、员工工资管理(数据源).mdb、工资条(主文档).doc]

  第一和第二个任务中我们提供的数据源是Excel表格,第三个任务提供Access表格,操作完成之后你会发现过程都是大同小异,使用非常简单。

  (一) 制作大量信函

  由于现在我们已经预先制作好了“信函(主文档)”和“信函和信封(数据源)”案例文件,所以接下来的操作,实际上就是邮件合并的第三个过程——“把数据源合并到主文档中”。在实际处理自己的工作时,主文档和数据源当然都会改变,到时参照提供的案例文件制作即可。

  1. 启动Word2003(其他版本一样),打开主文档“信函(主文档)”案例文件,接下来的任务就把数据源中的“客户姓名”和“服务帐号”两个字段合并到主文档中。

  2. 如果任务窗格没有显示,选择菜单“视图→任务窗格”命令显示它,然后单击它顶部右边的下拉按钮,在弹出的菜单中选择“邮件合并”命令,切换到“邮件合并“任务窗格(图2)。

图 2

  3. 接下来,可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步:选择文档类型,这里我们采用默认的选择:“信函”(图3)。

图 3

  4. 单击任务窗格下方的下一步:正在启动文档链接,进入“邮件合并向导”第二步:选择开始文档。由于我们当前的文档就是主文档,故采用默认选择:“使用当前文档”。

  5. 单击任务窗格下方的下一步:选取收件人,进入“邮件合并向导”第三步:选择收件人。从这里可以看到,如果你还没创建数据源,则可以选择“键入新列表”单选框,然后单击“键入新列表”下方的“创建”链接,在弹出的“新建地址列表”对话框中进行创建。但是前面已经说过,为了提高效率,还是在之前就把数据源创建好。由于我们已经准备好了Excel格式的数据源,“信函和信封(数据源)”案例文件,于是我们单击“使用现有列表”区的“浏览”链接(图4),打开“选取数据源”对话框。

图 4

  6. 通过该对话框定位到“信函和信封(数据源)”案例文件的存放位置,选中它后单击“打开”。由于该数据源是一个Excel格式的文件,接着弹出“选择表格”对话框,数据存放在Sheet1工作表中,于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮(图5)。

图 5

  7. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框,可以在这里选择哪些记录要合并到主文档,默认状态是全选。这里保持默认状态,单击“确定”按钮(图6),返回Word编辑窗口。

图 6

  8. 单击下一步:撰写信函链接,进入“邮件合并向导”的第四步:撰写信函。这个步骤是邮件合并的核心,因为在这里我们将完成把数据源中的恰当字段插入到主文档中的恰当位置。

  9. 先选中主文档中的“[收信人姓名]”,接着单击任务窗格中的“其它项目”链接,打开“插入合并域”对话框,“数据库域”单选框被默认选中,“域(F):”下方的列表中出现了数据源表格中的字段。接下来我们选中“客户姓名”,单击“插入”按钮后,数据源中该字段就合并到了主文档中(图7)。

图 7

  10. 先关闭“插入合并域”对话框,然后选中“[服务帐号]”,用同样的方法把数据源中的“服务帐号”字段合并到主文档中,合并完成后效果如下面(图8)。

图 8

  11. 可以看到从数据源中插入的字段都被用“《》”符号扩起来,以便和文档中的普通内容相区别。

  12. 检查确认之后,就可以单击下一步:预览信函链接,进入“邮件合并向导”第五步:预览信函。首先可以看到刚才主文档中的带有“《》”符号的字段,变成数据源表中的第一条记录中信息的具体内容,单击任务窗格中的“<<”或“>>”按钮可以浏览批量生成的其它信函(图9)。

图 9

  13. 浏览合并生成的信函通常是件很愉快的事,因为用传统方法做起来很麻烦的任务,已经被聪明的Word完成了。确认正确无误之后,单击下一步“完成合并”,就进入了“邮件合并向导”的最后一步“完成合并”。在这里单击“合并”区的“打印”链接就可以批量打印合并得到的10份信函了,为什么有10份信函呢?还记得这是因为数据源表格中的记录数只有10个的原因嘛?在弹出“合并到打印机”对话框中还可以指定打印的范围,这里我们采用默认选择“全部”(图10)。

图 10

  14. 如果你的电脑上装了打印机和打印纸,单击“确定”按钮,弹出“打印”对话框,再单击一次“确定”。一会儿之后,10份专业的信函就出现在你面前了。

  现在使用邮件合并制作大量信函的任务就初步完成了,可能有的朋友会问,如果我不想把信函打印出来,而是想直接发Email给这些客户,该怎么操作啊?是的,随着网络的普及Email早已被大多数企业所接受,所以有这个想法非产不错,实现起来也很简单。

 

请返回本操作过程的Step3,也就是“邮件合并向导”的第一步,如图3所示。在“选择文档类型”区选中“电子邮件”单选框就可以了,后面的操作完全一致。不过有两点要注意:一是数据源表格中必须包含“电子信箱”字段,二是“邮件合并向导”的第六步完成合并中,“合并”区出现的是“电子邮件”链接,单击它后,打开“合并到电子邮件”对话框,单击“收件人”框的下拉箭头,在弹出的列表中显示了数据源表格中的所有字段,我们选择“电子信箱”字段,这就让Word知道把信往那里发。

  然后在“主题行”框内输入电子邮件的主题,如“时代公司服务信函”,同前面一样在这里也可以指定电子邮件的范围。最后,单击“确定”按钮(图11),Word就启动Outlook进行发送邮件的操作了,同时要注意你的Outlook要能正常工作才能最终完成任务哦。

图 11

  (二) 制作大量信封

  完成信函的制作之后我们开始批量制作信封。之所以介绍制作信封,而不做贴在信封上的那种信签条,是因为一方面精心制作好信封能给客户更专业和深刻的印象,另一方面信签条的制作方法和最后介绍的制作大量的工资条类似,完全可以仿照操作。

  显然,信封的制作也要经历“邮件合并向导”的六个步骤,有了前面的基础,下面的学习将更加轻松。不过也不应该掉以轻心,这个任务只提供了数据源,并没有提供主文档,我们将把重点放在主文档的制作与修饰上。

  1. 启动Word2003,进入主界面后新建一个空白文档,并打开“邮件合并”任务窗格。在“邮件合并向导”的第一步:选择文档类型中,选中“信封”单选框。

  2. 进入第二步:选择开始文档。这里我们要设定信封的类型和尺寸。单击“更改文档版式”区的“信封选项”链接,打开“信封选项”对话框,单击“信封尺寸”框的下拉箭头,在弹出的列表中选择一种信封类型。这里我们以使用较普遍的标准小信封(规格为110mm×220mm)的尺寸为例。于是选择普通5选项(图12)。单击“确定”后返回Word编辑窗口,可以看到页面已经根据信封的规格改变(在“页面视图”下查看)。

  说明:如果“信封尺寸”框的下拉列表中没有符合你要求的信封规格,则选择最后一项自定义信封的尺寸。

图 12

  3. 下面我们将输入信封中的固定内容,即发信人的信息。将插入点定位于信封下方的文本框中,输入发信人的信息,如下图(图13)。

图 13

  4. 然后拖动文本框到信封右下角恰当位置,以便符合信封的布局规定。为了让这些信息看起来更加美观,可以对它们进行修饰。选中公司名称“上海时代日用品公司”,设置字体为“楷体”,对其方式为“居中对齐”,选中地址和邮编,设置对齐方式为“分散对齐”,稍加修饰后可以得到比较专业的外观(图14)。到这里为此,我们算是完成了主文档的制作。

图 14

  5. 接下来的工作,就进入把数据源中的字段合并到主文档中的过程了。本任务使用的数据源和任务1相同,如果你够仔细的话,应该已经发现,任务1的数据源中就含有制作信封所需要的“收信人姓名”、“地址和邮编”这些字段的信息。

  6. 进入第三步:选取收件人。单击“使用现有列表”区的“浏览”链接,用和任务一相同的方法打开Excel格式的数据源“信函和信封(数据源)”文件。

  7. 进入第四步:选取信封。在这里我们将完成把数据源中的字段合并到主文档中的操作。把插入点定位于信封左上角安置邮编的位置,单击“其它项目”链接,打开“插入合并域”对话框,在“域(F)”下方的框中选择“邮编”,再单击“插入”按钮,于是“邮编”字段被合并到主文档中。用同样的方法把“地址”字段插入到“邮编”的下方(图15),“客户姓名”插入到位于信封正中的文本框中。

图 15

  8. 插入操作完成后关闭“插入合并域”对话框,返回Word编辑窗口,调整存放“客户姓名”字段的文本框的大小和位置,设置“客户姓名”字段的对齐方式为“居中对齐”(图16)。

图 16

  9. 进入第五步:预览信封。在这里可以先浏览一下信封的效果。也许此时信封的外观并不能让你满意,因为收信人的邮编和地址都凑在一起,客户姓名字体不够醒目等等。为了让信封的外观更加悦目,下面再来进行一番修饰。

  10. 先选中邮政编码所在的段落,选择菜单“格式→字体段落”,在打开的“字体”对话框中,设置为“宋体、三号、加粗”,选择“字符间距”选项卡,设置“间距为加宽,磅值为18磅”,设置完成后单击“确定”(图17)。

图 17

  11. 然后选中地址所在段落,用同样的方法打开“字体”对话框,设置为“黑体、三号、间距:加宽,18磅”,设置完成后单击“确定”。

  12. 在“客户姓名”后输入一个空格和“收”字,然后选中它们,设置对齐方式为“居中对齐”,打开“字体”对话框,设置为“华文行楷、小一、间距:加宽,5磅”,设置完成后单击“确定”,现在再来看看信封的外观,是不是更加美观呢?(图18)

图 18

  13. 浏览满意之后,就进入第六步:完成合并。单击“合并”区的“打印”链接,打开“合并到打印机”对话框,在这里可以设定打印的范围,我们保持默认选择“全部”(图19),单击“确定”按钮后弹出“打印”对话框,再单击“确定”按钮可以开始打印。

图 19

  14. 如果这些信封以后还会用到,则可以把合并结果保存一个新的文档,以便重复使用。

  15. 在第六步:合并完成的任务窗格中,单击“编辑个人信封”链接,打开“合并到新文档”对话框,保持默认选择“全部”,单击“确定”后,得到一个名称为“信封1”的新文档,设置显示的比例为50%,可以在编辑窗口内看到合并生成的所有信封。  

  16. 接下来为“信封1”新文档取一个恰当的名称,如

  “客户信封”,保存在恰当的位置即可,以后需要重新制作这些信封时,打印这个文档即可。

(三) 制作大量的工资条

  已经运用邮件合并完成了两个任务,大家应该对这个强大的功能比较了解了。那么是否还有必要继续操练任务三呢?回答是肯定的,一是因为任务三的完成过程代表了一系列任务,比如制作大量的成绩条、信签条等的完整方法;二是在任务三中我们将学习使用“邮件合并”工具栏,熟练使用“邮件合并”工具栏可以提高操作的效率。

  本任务提供了主文档和数据源案例文件,进入具体操练之前,请先去下载好。主文档是一个工资条表格,数据源是一个Access格式的记录表。大家将会在操练中体会到Excel格式数据源和Access的在使用方法上几乎没什么区别,操作都很简单。

  1. 打开主文档“工资条(主文档)”案例文件,可以看到,这是一个制作好的工资条表格,和前两个任务一样,在后面的过程中,我们要通过“邮件合并”向导把数据源中的的字段信息合并进来。

  2. 打开“邮件合并”任务窗格,进入“邮件合并向导”第一步:选择文档类型,我们采用默认选择“信函”。

  3. 进入第二步:选择开始文档。由于当前文档就是主文档,故采用默认选择“使用当前文档”。

  4. 进入第三步:选取收件人。在这里我们要告诉Word数据源在哪里。单击“使用现有列表”区的“浏览”按钮,用同前面任务相同的方法,通过“选择数据源”对话框,定位至Access格式数据源的存放位置,选中并打开它。

  5. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框,这和前面两个任务的情形是类似的,在这里可以指定参与邮件合并的记录,我们保持默认选择“全部”,并单击“确定”按钮返回Word编辑窗口。

  6. 进入第四步:撰写信函。在这里我们通过“邮件合并”工具栏操作。如果你的“邮件合并”工具栏没有显示,请选择菜单“视图→工具栏→邮件合并”命令,以显示它。

  7. 将插入点定位于表格的第二行第一格内,单击“邮件合并”工具栏上“插入Word域”左边的“插入域”按钮,打开“插入合并域”对话框,选中“域(F)”下方列表框中的“序号”字段,并单击“插入”按钮,即可把“序号”字段合并到主文档中(图22)。

图 22

  8. 用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置,完成后效果如下图(图23)。

图 23
9. 进入第五步:预览信函。在这里我们可以浏览一下工资条的大致效果,还可以调整“姓名”表格的宽度,让姓名在一行内显示。然后选中“姓名”后的表格区域,单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“平均分布各列”(图24),让这些列具有相同的宽度,这会使制作完成的工资条更加美观。

图 24
  10. 如果我们就这样进入“邮件合并向导”的第六步,开始执行打印操作的话,那么将出现一页纸只能打印一个工资条的情况,这样好像太浪费了。下面我们进行一些操作,使得一张纸上可以打印几个工资条,以便充分利用资源。
  11. 选中整个工资条表格,并执行复制命令,然后在原表格下方空一行后执行粘贴命令。这样就得到了两个工资条了。根据页面的大小重复上面的操作。笔者的操练过程中一页纸上容纳了七个。
  12. 接着你会发现这七个工资条记录数据全都是一样的,该怎么处理呢?非常简单,只要利用“邮件合并”工具栏上的一个命令就可以了。我们先把插入点定位于主文档中第一和第二个表格之间的空行处,单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮,在弹出的菜单中选择“下一记录”命令(图25),你会发现第二个表格中的数据变成了数据源中第二条记录的数据。接着把插入点定位于第二和第三个表格之间的空行执行上述的操作,后面的表格以此类推处理。

图 25
  13. 全部完成后效果与下图类似(图26)。

图 26
  
  14. 浏览满意之后就可以进入第六步:完成合并。然后把工资条打印出来,制作完成。
  五、总结
  本课程在对“邮件合并”使用原理和基本过程分析的基础上,通过三个典型任务的解决,全面介绍了“邮件合并”功能在实际工作中的应用方法。

  由于学习过程有案例文件的辅助,相信各位朋友可以更好的理解“邮件合并”,衷心希望大家能够把学到的技能运用于实际工作中去,通过更多实际操作的磨炼,进一步提高自己的应用水平,同时欢迎大家继续关注我们后面的课程。

 
 
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