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Word中的“邮件合并”功能妙用
[2006年10月27日]  点击数: 【字体: 】【双击滚屏
 
在Word的“工具”菜单中有一项功能叫“邮件合并”,利用该功能与Excel结合使用,可以在Word中轻而易举地实现类似于单位工资条打印(即都有相同的字段,但记录不同)。下面举例说明实现方法。

  例:假设某学校有50人报名参加Photoshop技能考试,报名情况输入到Excel电子表中,其字段一般有“编号”、“姓名”、“准考证号”等。按规定,每位考生需做8道题,这8道题分别从8个部分中的160道题中随机产生(每个部分20道题),由考评员在考试前将题随机抽出,并且为每一个考生制作一个抽题单,打印好后分发给每个考生。

  步骤:

  1.定义数据源

  在报名库中选择抽题条中需要的字段,复制到另外一张表中后(为了不破坏原报名表),再在复制好的字段后面添加8个字段,分别为“一”、“二”、“三”……“八”,并在第一条记录的“一”字段下面输入“=int(Rand()*20+1)”,拖动填充柄。保存后回到Word中。

  2.在Word中制作抽题条


  3.调出“邮件合并”工具栏

  单击“工具”菜单,选择“邮件合并”项,在“邮件合并帮助器”中单击“创建”,选择“套用信函”,然后单击“获取数据”按钮,选择“打开数据源”后,在对话框中选中在第一步保存的电子表格,确认是“整张电子表格”后关闭退出到编辑状态。这时候你会发现格式工具栏下面多了如图2所示的“邮件合并”工具栏。

  4.插入合并域

  把光标移到第二步的表格中,在“邮件合并”工具栏中单击“插入合并域”旁边的黑箭头,依次选中相应的字段后就完成了插入合并域的工作。如表2所示。

  5.合并数据

  单击“工具”菜单中的“邮件合并”,在“邮件合并帮助器”中单击“合并”按钮(或在“邮件合并”工具栏中单击“邮件合并”按钮)后就大功告成了。


  以上是以抽题条为例讲述了“邮件合并”的一个用法,对于单位的工资条可以类似处理,其区别是数据源及字段不同。当然,工资条的制作可以利用程序来完成,但利用“邮件合并”来完成仍不失为一个简单有效的办法。
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