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Outlook 2003锦囊妙计大放送
[2007年01月08日]  点击数: 【字体: 】【双击滚屏
 
  小心中断的日期   

  如果你在 Outlook 联系人中选择“详细信息”标签,你会看到“生日”和“纪念日”字段。这里输入的日期会作为循环事件自动插入到你的日历中。(你不需要知道某人出生年份,只要日期。)但是,这个功能在 Outlook 2003 中无法正常工作。下面作一个快速测试:   

  建立一个新联系人名叫小莉,用今天的日期作为生日,保存记录。然后将名字改为小红,再保存记录。最后将生日改为三天以后(就好象第一次输错了,这次改回来),也保存记录。如果你在 Outlook 2002 中做这件事,得到的是一个日期项,而且非常正确。在联系人的“便笺”字段里还会有一个链接对象,你可以删除这个对象,将这一事件从日历中去掉。   

  但在 Outlook 2003 中,你会发现每次输入的记录都单独保留了一份,并且在“便笺”字段处没有链接对象。你必须在日历中寻找每个输入项,或者到“活动”标签里让 Outlook 去寻找。但是,没有办法解决这个问题。我们只能警告你小心,因为这些输入项都是循环的。如果你没有清除被改掉的旧输入项,它们会年复一年地显示出错误的姓名和日期。   

  邮件存档   

  随着邮件在收件箱中不断积累,你的 Outlook 数据文件也会变得很大。这会吃掉系统资源,增加 Outlook 装入所花时间。如果你不想删除邮件,最好把它们存档。一个存档的方法是用“文件”   “存档”命令,填好“存档”对话框中的选项,然后点“确定”。另一个简单的办法是创建第二个数据文件。从 Outlook 主窗口中,如果你已经有一个存档文件时,选择“文件”   “打开”   “Outlook 数据文件”,如果没有则建立一个,用“文件”   “新建”   “Outlook 数据文件”。

  


  如果你使用的是 Outlook 2003,你会看到一个对话框,问是使用新的 Outlook 格式,还是用 Outlook 97 到 2002 的格式。第二个文件打开后,将你期望存档的文件夹或文件拖到第二个文件里,最后,关闭这个文件。还有一种办法是使用 Outlook 的自动存档功能。要为每个文件夹设定自动存档功能,右击该文件夹,选择“属性”及“自动存档”标签,然后按自己的要求设定选项。   

  按文本存档   

  当你要对旧的会话存档时,应考虑输出到文本文件,而不是发送到 Outlook 存档文件。因为文本文件占用空间较小,如果需要浏览或搜索时可以方便地用 Word 打开。要创建文本文件时,先选择要存档的邮件,然后选“文件”   “另存为”。确认文件格式设定为文本,找到要存放的文件夹,输入一个文件名,选择“保存”。然后就可以把邮件从 Outlook 中删除了。

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