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Outlook 2003锦囊妙计大放送
[2007年01月08日]  点击数: 【字体: 】【双击滚屏
 
  展开与折叠文件夹树   

  如果你更愿意用键盘而不是鼠标进行操作,你可以用数字小键盘上的星号键来展开当前选中的 Outlook 文件夹树。再按一次该键,所有新打开文件夹的下一级子文件夹也展开。每次按 * 键都展开一级。数字小键盘上的减号(-)键则可以一次折叠起所有文件夹。   

  用拖拽法设定类别和更改项目   

  在 Outlook 中,你可以指定一些类型,这样可以方便地将相关项分组。例如,你可以将许多联系人按个人关系或工作关系进行分类。如果你要将某一类指定到已有的 Outlook 的项目上,可以用简单的拖拽方式。选择“视图”   “排列方式”   “类型”。然后,如果程序已经设为显示分组了,则选择“视图”   “排列方式”   “按组排列”。你可以将某个记录拖到相应的组上,从而给这个记录分类。你还可以用这种方法输入或修改其它的字段,如公司名等。 

  是否真是垃圾邮件?   

  Outlook 2003 里有一个还算不错的垃圾邮件筛选器,但与其它垃圾筛选器一样,它有时会错把有用的邮件判断为垃圾。如果有用邮件从想不到的地方发过来,Outlook 的“安全发件人名单”就没用了。因此,在删除垃圾邮件时至少要飞快地扫一眼,确认你没有丢失什么有用的信件。还要确认你的垃圾邮件筛选器是最新版本。微软已经发布了一个更新程序,你可以点击“帮助”   “检查更新”来获得它。   

   体中使用缺省字段

  


  


  Outlook 的信息都保存在数据库里,所以当你看到象联系人或约会这样的项目时,它是使用了一个窗体来提取信息,并且提供一些字段供输入信息。Outlook 允许你自己定义窗体,并且为字段建立缺省的输入值。  

  对自定义的窗体,为窗体中的一个指定字段建立一个缺省输入非常有用。假设你在 Outlook的“任务输入”窗体基础上创建了一个项目窗体,其中有一个关于项目客户的字段。如果你有一个主要客户,它的名字经常要填到这个字段中,则你肯定希望每次建立项目记录时 Outlook 能自动输入该客户名。   

  要建立一个缺省输入,先确认你要修改的窗体名。右击文件夹表里的文件夹名,选择“属性”,然后记下文本框“与此文件夹相关的窗体”名字。关闭属性窗口,到相应的文件夹里建立一个新的空记录。添加一个输入作为缺省值,然后选择“工具”   “窗体”   “发布窗体”。通过文件夹的导航找到旧窗体,然后将修改后的版本发布在同一个文件夹中,使用同样的名字。(你也可以用新名字,但那样必须更换在文件夹属性对话框中的窗体名字。)然后关闭正在工作的记录,打开一个新的记录。在第一次尝试时,你可能会得到一个信息说 Outlook 无法打开窗体。点“确定”并再打开一次新窗体。它就应该能以缺省输入打开了。

  周六和周日:一天或两天?   

  Outlook 中缺省的月份视图是将周六和周日合为一栏。但你可以切换到分离显示状态。要找到这个命令,在日历中任何地方右击,选择“其它设置”。然后去掉“压缩周末”的选择勾。当然,也可以用同样方法把显示方式再改回去。这一设置也决定了打印时是六栏形式还是七栏形式。

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