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如何备份、还原或移动 Outlook 数据
[2006年10月26日]  点击数: 【字体: 】【双击滚屏
 

概要

本文说明如何备份在 Outlook 2002 中创建的数据,包括邮件、联系人、约会、任务、便笺和日记条目。Outlook 将数据存储在邮件应用程序编程接口 (MAPI) 文件夹中。MAPI 文件夹可以存储在硬盘上的称为“个人文件夹 (.pst) 文件”的文件中;或者,如果同时使用 Outlook 和 Microsoft Exchange Server,则数据可以存储在服务器上的某个邮箱中。

本文包括以下主题:
  • 如何创建个人文件夹 (.pst) 文件的备份副本。
  • 如何导出个人文件夹 (.pst) 文件数据。
  • 如何导入个人文件夹 (.pst) 文件数据。
  • 如何备份 Microsoft Exchange Server 上的数据。
  • 如何备份个人通讯簿。
  • 如何备份 Outlook 设置文件。
当您备份了在 Outlook 中创建的数据后,如果因为硬件故障或者其他异常事件导致数据丢失或损坏,可以恢复这些数据。它还允许您从原来的硬盘备份数据,然后将数据恢复到新硬盘,从而将数据从原来的硬盘移动或传输到同一台计算机上的另一个硬盘或另一台计算机上。

更多信息

如何创建个人文件夹 (.pst) 文件的备份副本

如果您将 Outlook 与 Microsoft Exchange Server 一起使用,则 Outlook 将它的所有数据都存储在一个个人文件夹 (.pst) 文件中。如果您想备份或导出某个特定的文件夹(例如“联系人”或者“日历”文件夹),则可以使用本文中“如何导入和导出个人文件夹 (.pst) 文件中的数据”部分介绍的步骤。

使用以下步骤可以备份整个个人文件夹 (.pst) 文件:
  1. 关闭任何与邮件相关的程序,例如 Outlook、Microsoft Exchange 或 Windows Messaging。
  2. 单击开始,指向设置,然后单击控制面板
  3. 双击邮件 图标。
  4. 单击显示配置文件 按钮。
  5. 单击适当的配置文件,然后单击属性
  6. 单击数据文件 按钮。
  7. 单击要备份的个人文件夹服务 。默认情况下,该服务称为个人文件夹,但它可能还有其他的名称。

    备注:您的配置文件中可能有一个以上的个人文件夹服务。如果是这样,您必须分别备份每组个人文件夹 (.pst) 文件。

    如果您的配置文件中没有设置任何个人文件夹服务,但您一直能够存储 Outlook 中的信息(例如邮件、联系人或约会),则您的信息很可能存储在 Exchange Server 上的邮箱内。如果是这样,请参阅本文中“同时使用 Outlook 和 Microsoft Exchange Server 时如何备份数据”部分。

    如果服务列表中没有任何个人文件夹 (.pst) 文件,而您又没有在 Exchange Server 邮箱内存储信息,您将只能用 Outlook 浏览文件,Outlook 存储数据的功能将不可用。如果是这样,将没有任何数据可以备份。
  8. 单击设置,记下列出的路径和文件名。

    备注:个人文件夹 (.pst) 文件包含 Outlook 2002 中存储的所有数据,因此有可能太大,一张软盘装不下。如果是这样,可使用可重写 CD-ROM、Zip 驱动器或 SyQuest 驱动器。单击立即压缩可以减小个人文件夹 (.pst) 文件的大小。如果您打算将个人文件夹 (.pst) 文件备份到软盘,此项功能很有用。
  9. 关闭所有属性 窗口。
  10. 使用 Windows 资源管理器我的电脑创建在第 5 步中记下的文件的副本。
您也许需要从可移动介质(例如软盘驱动器、Zip 驱动器、可重写 CD-ROM 驱动器、磁带驱动器或任何其他存储介质)恢复个人文件夹 (.pst) 文件。为此,需将刚才创建的备份文件从存储介质复制回计算机硬盘。在执行此操作时,请确保只读 属性已被清除。如果该属性被选中,您将收到如下错误信息:
无法访问指定的设备、文件或路径。它可能已被删除,可能正在被使用,可能遇到网络问题,或者可能是由于您没有足够的访问权限。请关闭使用此文件的应用程序并重试。

如何导出个人文件夹 (.pst) 文件数据

使用如下步骤导出个别文件夹,例如“联系人”文件夹或“日历”文件夹:
  1. 文件 菜单上,单击导入和导出。如果该菜单项不可用,将鼠标指针在菜单底部的 V 形符号上悬停一会儿,然后单击导入和导出
  2. 单击导出到文件,然后单击下一步
  3. 单击个人文件夹文件 (.pst),然后单击下一步
  4. 单击要导出的文件夹,然后单击下一步
  5. 单击浏览 按钮,然后选择保存文件的位置。
  6. 文件名 框中,输入一个描述性的文件名,然后单击确定
  7. 单击完成

如何导入个人文件夹 (.pst) 文件中的数据

使用如下步骤将个人文件夹 (.pst) 文件导入 Outlook:
  1. 文件 菜单上,单击导入和导出。如果该菜单项不可用,将鼠标指针在菜单底部的 V 形符号上悬停一会儿,然后单击导入和导出
  2. 单击从另一程序或文件导入,然后单击下一步
  3. 单击个人文件夹文件 (.pst),然后单击下一步
  4. 输入要导入的个人文件夹 (.pst) 文件的路径和文件名,然后单击下一步
  5. 选择要导入的文件夹,或选择层次结构的顶层以导入全部内容,然后单击完成

如何备份 Microsoft Exchange Server 上的数据

当 Outlook 信息存储在 Exchange Server 上时,这些信息通常备份在服务器上。有关如何备份或恢复 Exchange Server 上存储的信息的更多信息,请与您的 Exchange Server 管理员联系。

如果您同时使用 Outlook 和 Exchange Server,可以选择将 Outlook 将信息存储在 Exchange Server 上或硬盘上的一组个人文件夹 (.pst) 文件中。通过如下步骤可确定 Outlook 当前存储数据的位置。
  1. 工具 菜单上,单击电子邮件帐户
  2. 单击查看或更改现有电子邮件帐户,然后单击下一步
  3. 检查将新邮件传递到以下位置选项。如果该选项包含“邮箱”字样并紧跟着一个电子邮件名,那么 Outlook 将数据存储在 Exchange Server 上的文件夹中。如果该字段包含“个人文件夹”字样或表示一组个人文件夹 (.pst) 文件的其他名称,则 Outlook 将新邮件、联系人、约会等信息存储在硬盘上的个人文件夹 (.pst) 文件中。
如果您的数据存储在硬盘上的一组个人文件夹 (.pst) 文件中,并且您要备份数据,请参阅本文中的“如何创建个人文件夹 (.pst) 文件的备份副本”部分。

如何备份个人通讯簿

虽然联系人信息可以存储在 Exchange Server 邮箱或者个人文件夹 (.pst) 文件中,并且通过 Outlook 通讯簿访问,个人通讯簿仍创建了一个文件并存储在您的硬盘上。要确保备份整个通讯簿,必须在备份过程中包括所有以 .pab 为扩展名的文件。

使用下列步骤定位您的个人通讯簿文件:
  1. 如果您运行的是 Microsoft Windows 95 或 Microsoft Windows 98:单击开始,指向查找,然后单击文件或文件夹

    如果您运行的是 Microsoft Windows 2000 或 Microsoft Windows Millennium Edition (Me):单击开始,指向搜索,然后单击文件或文件夹
  2. 键入 *.pab,在查找范围 框中单击我的电脑 ,然后单击立即查找
记下 .pab 文件的位置,并将其包括在您的备份中。

如果需要将该通讯簿恢复到同一台计算机或者另一台计算机上,请使用如下步骤:
  1. 关闭任何与邮件相关的程序,例如 Outlook、Microsoft Exchange 或 Windows Messaging。
  2. 单击开始,指向设置,然后单击控制面板
  3. 双击邮件 图标。
  4. 单击显示配置文件 按钮。
  5. 单击适当的配置文件,然后单击属性
  6. 单击电子邮件帐户 按钮。
  7. 单击添加新目录或通讯簿,然后单击下一步
  8. 单击附加通讯簿,然后单击下一步
  9. 单击个人通讯簿,然后单击下一步
  10. 输入要恢复的个人通讯簿文件的路径和名称,单击应用,然后单击确定
  11. 单击关闭,然后单击确定
有关如何配置配置文件和服务的其他信息,请单击下面的文章编号,查看 Microsoft 知识库中的文章:

289467 OL2002:User Profiles and Information Services

如何使用个人文件夹备份工具自动备份个人文件夹 (.pst) 文件

Microsoft 已经发布了一个自动备份个人文件夹 (.pst) 文件的实用工具。该工具可从以下 Microsoft Web 站点下载:

http://office.microsoft.com/downloads/2002/pfbackup.aspx

有关个人文件夹备份工具的其他信息,请单击下面的文章编号,查看 Microsoft 知识库中的文章:

238782 OL2000:How to Automatically Backup Your Personal Folders File

如何备份 Outlook 设置文件

如果您已经做了自定义设置并希望通过 Outlook 将这些设置复制到另一台计算机,除了个人文件夹 (.pst) 文件外,可能还需要在备份中包括以下文件:
  • Outcmd.dat - 该文件存储工具栏与菜单设置。
  • <配置文件名>.fav - 这是您的收藏夹文件,它包含 Outlook 面板的设置。
  • <配置文件名>.nk2 - 该文件存储“自动完成”功能所使用的昵称。
备注:如果您使用 Microsoft Word 作为电子邮件编辑器,则签名将作为自动图文集词条存储在 Normal.dot 文件里。该文件同样需要备份。

自定义视图集成在各自所在的文件夹中。如果您将一些项从一个个人文件夹 (.pst) 文件导出到另一个个人文件夹 (.pst) 文件,将不会维护您的自定义视图。

如果您已经创建了自定义签名并想通过 Outlook 将其复制到另一台计算机,可能需要备份以下文件夹中的所有自定义签名文件:

驱动器:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Signatures

其中,驱动器表示安装了 Outlook 的驱动器,用户名表示 Outlook 安装在该用户名下。

每个单独的签名都有自己的文件,其名称与您创建该签名时所使用的名称相同。例如,如果您创建了一个名为 MySig 的签名,则 Signatures 文件夹中会创建如下文件:

MySig.htm - 该文件存储超文本标记语言 (HTML) 自动签名。

MySig.rtf - 该文件存储 Microsoft Outlook RTF 格式 (RTF) 自动签名。

MySig.txt - 该文件存储纯文本格式的自动签名。

有关其他信息,请单击下面的文章编号,查看 Microsoft 知识库中的文章:

269520 OL2000:Why Outlook Does Not Support Read-Only Media


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