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用第三方软件增强Outlook 2003的功能
[2006年10月26日]  点击数: 【字体: 】【双击滚屏
 

Outlook 2003不仅拥有比较完美的特性,而且给你提供了比较大的正确配置的灵活性,但你能够通过安装第三方的附加软件来更好的控制Outlook的行为。如,Lookout软件让你更快、更有效的检索你的邮件。The Duplicate Email Remover能够发现和标识或直接删除多余的有相同内容的邮件。Canned Responses让你通过简单的点击,为你的信息添加模板文件。并不是所有的附加软件都免费,但若你有特殊的需要,即便软件是收费的,也是值得的。在下面的文章里,我们不妨看看这些软件和其他的附加软件,给Outlook带来怎样的惊喜。

Lookout检索邮件工具
Lookout是一款不错的检索工具,若有数千份E-mail存在你的Outlook里,我将选择Lookout,因为它让寻找详细精确的消息变的更加简单。它的检索速度要比Outlook自带的查找功能快的多。尤其它是免费的。它可应用于Outlook 2000/xp/2003,适合的操作系统Windows 2000/xp/2003。

提示
如果你的系统上不是基于微软的.NET,Lookout的安装程序会提醒你下载并安装。

当Lookout完成初次安装后,将检索你的E-mail信息。你可以随时通过点击Lookout工具栏上的Indexer button按纽来开始检索进程。如图A所示。(已经在检索框中输入了ISA SERVER的信息)。


图A:Lookout添加了检索域并且点击工具栏上的Indexer button按纽。

检索结果显示在视窗里,内容包括日期,来源和目的域,每条信息所在的文件夹,以及主题索引,如图B所示。状态栏显示检索到多少匹配信息和检索的时间。图上显示共发现3501条匹配信息,时间为2.54秒。


图B:检索结果显示在单独的视窗里。

你能够为检索信息约束具体的条件:

  • 上个月收到和发出的信息
  • 上个星期收到和发出的信息
  • 相关的文件夹
  • 相关的电子邮件
  • 相关的文件
  • 相关的附件

    提示
    目前Lookout检索的内容包括:名称,文件类型,和附件大小。而且当前的版本还不能够检索到附件的内容。

    利用Lookout的Search Builder工具,如图C所示,你能够增加检索条件。


    图C:利用Lookout的Search Builder工具,增加检索条件。

    Duplicate Email Remover and Duplicates Remover工具
    在同一文件夹或不同的文件夹里也许存在相同信息的E-mail,占用了大量的邮箱空间。用MAPILab开发的Duplicate Email Remover工具能够找到重复的信件,并且能够执行如下操作:

  • 删除重复邮件
  • 标识出重复邮件
  • 拷贝到指定文件夹
  • 移动到指定文件夹

    若在两个不同的文件夹存在重复邮件,也能够为它们设定优先权,能够确定哪个文件夹应该放被删除的重复文件。

    提示
    在某些你允许连接的邮箱,能够删除重复邮件或为它们做标识。Duplicate Email Remover工作在Exchange邮件服务器的公共文件夹时,效果最好。

    从Outlook文件夹删除或标识重复邮件,不同于其他E-mail的文件夹,你可以选择Duplicate Email Remover(DER)的伙伴,Duplicates Remover(DR)。DR允许你查找重复记录、连接、分目录,并且列出条目,采用与DER相同方法处理邮件。

    可以从MAPILab 的官方站点下载DER和DR的免费测试版。

    CannedResponses工具
    如果你经常用E-mail发送商务信件,你也许需要一遍又一遍的发送相同的信件。由4Team Corporation公司开发的工具CannedResponses,让你的操作效率更高。

    当然,如果你用WORD编辑电子邮件,你能够创建一个自动图文集条目来插入你的信息。但若用CannedResponses,所有这一切只需要插入模板。如图D所示,位于标准菜单上的Canned toolbar。


    图D:CannedResponses增加了一个工具栏,让你只需轻轻一点即可插入模板。

    你能够创建一稿数用的可多次回复的模板,并且把它们以C4、C5、C6图标的形式添加到工具栏。你还能够添加各种字符图释,能够把经常使用的模板放在工具栏上,或者点Canned按纽显示你要选择的模板。

    建立一个新的模板文件很简单。点击Canned→Modify→Add message按纽。如图E所示在添加信息对话框中,填写你的内容。如果愿意,点选Hot Button选项,你能够把加入的信息以图标的形式显示在工具栏中。


    图E:使用CannedResponses让创建模板更加简单。

    Video E-Mail视频工具
    微软的Video E-Mail也是一款服务于Outlook 2003免费的邮件视频工具。只需两次简单的操作,让你用数码相机创建视频邮件。

    首先下载Video E-Mail并安装。接下来把相机连接到计算机。现在,当你打开Outlook,你将在工具栏上看到一个视频信息按纽。点它开始使用Video E-mail。接收视频邮件的用户将收到一个通知:你已经收到一个视频邮件。打开附件通过接收者的视频浏览器来观看视频。如果接收者也安装了Video E-Mail,那么他或她也可以点Reply With Video按纽来发送一个视频消息来回复邮件。

    更多的Outlook 2003附加工具
    许多的附加工具都可以很好的扩展Outlook 2003的功能。以下是一些由MAPILab和4Team开发的我比较喜欢的工具。注意:这些不是免费的软件,但试用版也是可以使用的。

  • Subscription Manager,允许用户从Outlook发送列表(Outlook distribution lists)中订阅或不订阅他们自己的邮件。
  • NNTP for Outlook,为Outlook Express添加类似新闻广播的界面
  • Redirector,用重定向替代转发信息。
  • Send Personally,让你发送许多邮件时,在标题栏中仅显示单独的接收者,就象给他或她单独发消息。
  • Autofill BCC,为自动抄送或密件抄送文件夹中查找到的原始信息建立规则。
  • Vcard4Outlook,马上把所有的Outlook联系人的信息转换成Vcard格式,而无需一人一次式的转换。

    附加软件的作用
    这些随手可得的附加软件,能够很好的扩展Outlook 2003的特性和功能,而且一些是免费软件。“你想让你的Outlook有什么特性(不妨列出来)”,选择合适的附加工具可以实现你的心愿。


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