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共享EXCEL工作簿实现协同录入
[2007年01月08日]  点击数: 【字体: 】【双击滚屏
 
  使用技巧虽然可以使数据录入的工作量大大减少,但毕竟学生人数太多,数据量自然还是很大。结合学校具体的实际,我们可以多人共享EXCEL工作簿实现并行录入,大大缩短工作时间……

  在EXCEL2000中,我们可以设置工作簿的共享来加快数据的录入速度,而且在工作过程中还可以随时查看各自所做的改动。当多人一起在共享工作簿上工作时,Excel会自动保持信息不断更新。在一个共享工作簿中,各个用户可以输入数据、插入行和列以及更改公式等,甚至还可以筛选出自己关心的数据,保留自己的视窗。

  一、设置共享工作簿

  我们可以先举个例子:假设有甲乙丙丁四个用户分工合作共同完成录入操作,四人分别在001、002、003、004号机器上同时操作,这四台机器都已经与000号电脑通过网络连接了起来,学生学籍资料信息2002.xls存放在000号机器的硬盘E:\上。

  1、在“工具”菜单中单击“共享工作簿”命令,然后单击“编辑” 标签,如图所示。  

  


  2、选择“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”复选框,在“高级”标签中可以对“自动更新间隔”、“用户间修订冲突解决方法”以及“个人视图属性”等进行设置,在通常情况下,“高级”标签中的各个参数可直接使用系统默认值,然后单击[确定]即可。

  3、出现提示时,保存工作簿。

  4、在“文件”菜单中单击“另存为”,然后将共享工作簿保存在其他用户可以访问到的一个网络资源上(如000号机器的E:\)。

  二、使用共享工作簿

  1、查看冲突日志

  冲突日志在共享工作簿中,是为以前编辑时所作的更改保存的信息,信息包括每个更改的作者、进行更改的时间和被更改的数据内容等。

  查看冲突日志有两种方法:一是在工作表上将鼠标箭头停留在被修订过的单元格上,突出显示详细的修改信息;二是在单独的冲突日志工作表上罗列出每一处冲突,方法如下:

  (1)在“工具”菜单中,选择“修订”子菜单,再单击“突出显示修订”命令。

  (2)选中“编辑时跟踪修订信息,同时共享工作簿”复选框,该复选框将开启工作簿共享和冲突日志。

  (3)选中“在屏幕上突出显示修订”复选框,这样在工作表上进行需要的修改后,Excel会以突出显示的颜色标记修改、插入或删除的单元格。

  (4)选中“在新工作表中显示修订”选项,将启动冲突日志工作表。

  (5)单击[确定]按钮,当弹出对话框提示保存工作簿时,请再次单击[确定]按钮,保存工作簿。

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