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Excel锦囊妙计大放送
[2007年01月08日]  点击数: 【字体: 】【双击滚屏
 
  在每一个版本的 Office 组件中,微软都会提炼出一些成熟的应用,并增加许多灵巧的功能。但 Office的许多强大功能大多数人都没有用到,如隐藏选项、未知功能以及快捷键等

  正确利用公式   

  当编写公式时,要确认结果是按预想的那样计算的。Excel 遵守标准四则运算的规则,即在加、减运算前先依次计算百分比、指数、乘法和除法。例如,=7+5×3 的计算结果是 22,而不是 36。要强迫某个计算先于其它计算完成,可以把它放在圆括号里:=(7+5)×3 结果就是 36。如果你不清楚 Excel 如何计算一个公式,点击该单元格,选择“工具”   “公式审核”   “公式求值”。点击“求值”键看公式的每个部分是如何依次计算的。   

  自动扩展图表系列   

  在 Excel 的早期版本中很难完成一种功能,即建立了一个图表后,当一个或多个系列的数据增加时,图表无法扩展。Excel 2003 的“列表”功能解决了这个问题。先将一个数据区指定为一个列表,点击某个要作列表的单元格,选择“数据”   “列表”   “创建列表”。然后用这个列表建立图表。现在,无论何时向列表中增加新数据,图表绘制的数据区都会自动扩展以包含新数据。   

  图、表分别打印   

  一般情况下,将图表嵌在工作表的相关数据旁边比较方便。但有时可能希望单独打印这张图表。这时,选择图表的任一部分,然后用“文件”   “打印”,则图表将单独打成一页。   

  黑白方式预览图表   

  另一个打印图表时的方便功能是“预览”命令。你可以将图像打印成黑白的,用“文件”   “打印”点击“预览”按钮,然后是“设置”按钮,选择“工作表”标签,选中“单色打印”。预览图现在就成为灰度图了,你可以确定是否有足够的对比度可以区分开图中各个部分。   

  页脚里保存文件名   

  从 Excel 2002 起,微软增加了一个功能,可以将 Excel 工作表的路径加到页眉和页脚里。这一路径还可以在文件位置更改时自动更新。选择“视图”   “页眉和页脚”(或者“文件”   “页面设置”   “页眉和页脚”),然后点击“自定义页眉”和“自定义页脚”按钮。用文件夹图标的按钮可以在页眉和页脚区域添加所需的“&[路径]&[文件]”代码。你可以从预设的页眉/页脚列表中选择路径和文件名,也可以自已定义文本格式或增加图像。

  有效性信息   

  Excel 的数据有效性功能可以对一个单元格输入的数据作出限制,可以自己设定有效性。例如,你可以限制输入的数值要大于 1000。在“数据”   “有效性”中使用的错误警告样式对数据的输入有很重要的影响。只有“停止”样式能真正禁止无效数据的输入。   

  其它两个样式选项,“警告”和“信息”都只是对无效输入数据作出警示,但仍允许用户继续输入。“警告”样式要求用户选择“是”进行确认。而“信息”样式的约束更弱,它只弹出一个警告窗口,但缺省选择是接受无效数据。

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