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对重复数据中的值进行分类汇总的 5 种方法
[2006年10月25日]  点击数: 【字体: 】【双击滚屏
 

假设您要建立一个其中每个帐户代码均可出现多次的月度事务列表。在月末,您需要按帐户代码对数据进行组织和分类汇总。

执行此任务的方法至少有 5 种。以下是这 5 种方法的教程。

注释  示例数据集中的帐户号码在列 A 中,金额在列 B 中。数据区域是 A2:B100,数据目前未排序。

方法 1:使用创造性的 IF 语句和“选择性粘贴”

示例

步骤如下:

  1. 按帐户(列 A)对数据进行排序。
  2. 在列 C 中创建一个公式,以持续对每个帐户进行动态汇总。例如,在单元格 C2 中创建公式:
    =IF(A2=A1,C1+B2,B2)
  3. 在列 D 中创建一个公式,以标识特定帐户的最后一个条目,例如,在单元格 D2 中创建公式:
    =IF(A2=A3,FALSE,TRUE)
  4. 将 C2:D2 中的公式向下复制到所有行中。
  5. 复制 C2:D100。在此区域仍处于选中状态时,单击“编辑”菜单上的“选择性粘贴”,单击“数值”,然后单击“确定”,将 C2:D100 中的公式改为数值。
  6. 按列 D 排序,降序排列。
  7. 对于在列 D 中值为 TRUE 的行,列 A 中是帐户号码的唯一列表,列 C 中是帐户的最终动态汇总。

优点  速度快。只需对写 IF 语句感觉敏锐。

缺点  还有更好的方法。

方法 2:使用“高级筛选”获得唯一帐户列表

示例

这是一种获得唯一帐户号码列表的方法:

  1. 突出显示区域 A1:A100。
  2. “数据”菜单上,指向“筛选”,然后单击“高级筛选”
  3. 单击“将筛选结果复制到其他位置”
  4. 选中“选择不重复的记录”复选框。
  5. 选择要在其中显示唯一列表的工作表空白部分。将此位置键入“复制到”框中。

    注释  单击“将筛选结果复制到其他位置”之前,“复制到”框显示为灰色。

  6. 单击“确定”。唯一帐户号码将显示在输入的位置。
  7. 输入获得结果所需的所有进一步操作、数组公式等。

优点  比方法 1 快。无需排序。

缺点  此后所需输入的数组公式将使您头晕。

方法 3:使用“合并计算”命令

示例

此方法使用“合并计算”命令,这有几项要求:帐户号码必须在要汇总的数值字段的左侧。每列上方必须有标题。需要对其中包括左列中的帐户号码和顶部标题的单元格矩形块指定区域名称。在本例中,该区域为 A1:B100。

  1. 突出显示区域 A1:B100。
  2. 通过在名称框(在编辑栏左侧)中单击并键入 TotalMe 之类的名称,对此区域指定区域名称。(也可以在“插入”菜单上单击“名称”。)
  3. 将单元格指针置于工作表的空白部分。
  4. “数据”菜单上,单击“合并计算”
  5. “引用位置”框中,键入区域名称 (TotalMe)。
  6. “标志位置”部分,选中“首行”“最左列”
  7. 单击“确定”

优点  无需排序。可用一系列键盘快捷键将其实现:Alt+D+N(区域名称)、ALT+T、ALT+L、Enter。易于缩放。如果区域包括 12 个月份列,则结果将是每月的汇总。

缺点  如果在同一工作表上再次使用“合并计算”功能,则需要通过使用 Delete 键从“所有引用位置”中清除旧区域名称。帐户号码必须位于数值数据的左侧。这要比数据透视表稍慢,对于具有超过 10,000 个记录的数据集,这会变得很明显。

方法 4:使用“分类汇总”命令

示例

这是一种很棒的功能。但因为得出的数据处理起来很陌生,所以与“合并计算”相比,您可能不常使用此功能。

  1. 按列 A 排序,降序排列。
  2. 选择数据区域内的任一单元格。
  3. “数据”菜单上,单击“分类汇总”
  4. 默认情况下,Excel 支持对最后一列数据的分类汇总。这在此例中有效,但您往往必须在“选定汇总项”列表中滚动才能选择正确的字段。
  5. 单击“确定”。Excel 将在每当更改帐户号码时插入一个新行,并进行分类汇总。

添加汇总后,您将看到小按钮“1”“2”“3”显示在名称框下,单击“2”只查看每个帐户其中有汇总的一行。单击“3”查看所有行。

优点  很棒的功能。极适于打印有汇总和每节后都有汇总的报告。

缺点  必须先对数据进行排序。对于大量数据,这可能会很慢。必须使用“定位”命令(“编辑”菜单),然后单击“定位条件”才能只选择可见的单元格,将汇总移动到其他位置。必须使用“分类汇总”命令(“数据”菜单),然后单击“全部删除”才能恢复原始数据。

方法 5:使用“数据透视表”

示例

“数据透视表”是所有解决方案中最全面的。不必对数据进行排序。数值列可位于帐户号码的左侧或右侧。可轻易使帐户号码向下或跨页排列。

  1. 选择数据区域内的任一单元格。
  2. “数据”菜单上,单击“数据透视表和数据透视图”
  3. 单击“下一步”接受步骤 1 中的默认设置。
  4. 确保步骤 2 中的数据区域是正确的(通常是正确的),然后单击“下一步”
  5. 单击步骤 3 中的“布局”按钮。(Excel 97 用户会自动转到“布局”作为步骤 3。)
  6. “布局”对话框中,将“帐户”按钮从右侧拖放到“行”区域。
  7. “金额”按钮从右侧拖放到“数据”区域。
  8. 单击“确定”。(Excel 97 用户单击“下一步”。)
  9. 指定是要将结果放在新工作表中还是放在现有工作表的特定部分内,然后单击“完成”

优点  快速、灵活、强大。即使对于大量数据也很快。

缺点  有些令人望而却步。

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